7 bước xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả

Giáo sư, tiến sĩ Davis J.Schwartz, một chuyên gia hàng đầu về môn "Đắc nhân tâm" từng viết rằng: "Nếu chúng ta xây dựng kế hoạch cho tương lai tức là cuộc sống của chúng ta là có mục đích. Cuộc đời bạn 'sẽ' là cuộc đời của kẻ hành khất, nếu trong tay bạn chẳng có một kế hoạch gì”

Bất kỳ một ai cũng đều có những mong muốn, những dự định và mục tiêu cho riêng mình. Để thực hiện được tất cả những mong muốn, dự định ấy cần phải có một lượng thời gian nhất định. Do thời gian là hữu hạn nên chúng ta cần phải biết cách sử dụng thời gian một cách hợp lý thông qua việc lập những bản kế hoạch làm việc hiệu quả. Một bản kế hoạch làm việc hiệu quả chính là sự tương thích giữa niềm đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà họ sở hữu.

Giáo sư, tiến sĩ Davis J.Schwartz, một chuyên gia hàng đầu về môn "Đắc nhân tâm" từng viết rằng: "Nếu chúng ta xây dựng kế hoạch cho tương lai tức là cuộc sống của chúng ta là có mục đích. Cuộc đời bạn 'sẽ' là cuộc đời của kẻ hành khất, nếu trong tay bạn chẳng có một kế hoạch gì”. Như vậy, nhờ có những bản kế hoạch phù hợp, mỗi cá nhân chúng ta sẽ dễ dàng xác định được mục tiêu cần phải đạt tới là gì? Với năng lực của bản thân thì cần phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu đó? Từ đó ta sẽ hiểu rõ điều mong muốn thật sự của bản thân, tận dụng hết thời gian sẵn có, ứng phó được những sự biến động đến từ môi trường, đạt được những mục tiêu đã đề ra với kết quả và hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, để có thể lập được các bản kế hoạch hiệu quả, bạn cần phải tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Lên danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm

Đây là bước đầu tiên và mang tính chất quyết định đến sự thành công hay thất bại của bản kế  hoạch. Việc lên danh sách các công việc cần làm sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát nhất về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện các công việc. Ở bước này, trước tiên bạn cần suy nghĩ thật kỹ và sau đó hãy ghi thật chi tiết các công việc sẽ phải làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm. Các công việc càng ghi được đầy đủ, rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện sau này càng dễ dàng bấy nhiêu. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào thực tế, bạn cũng có thể thay đổi linh hoạt các kế hoạch như thêm hoặc bỏ bớt các công việc sao cho vẫn đạt được kế hoạch đã đề ra.

Bước 2: Thiết lập các mục tiêu tương ứng

Sau khi lên danh sách các công việc, bạn cũng cần phải thiết lập các mục tiêu phù hợp với các công việc. Mục tiêu này có thể là về thời gian, về kết quả mong muốn đạt được. Các bạn cần lưu ý rằng, để mục tiêu là phù hợp, cần phải bám sát với mong muốn và khả năng của chính bản thân các bạn.Nếu đặt mục tiêu quá cao, không mang tính thực tiễn và lạc quan thái quá thì bạn sẽ chẳng thể nào đạt được và không khéo còn làm giảm ý chí thực hiện các công việc khác.

Bước 3: Sắp xếp thứ tự các công việc

Với bước này, bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đã liệt kê ở trên theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành. Việc sắp xếp này sẽ làm cho bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Bước 4: Tập trung làm việc

Khi nào làm bất cứ chuyện gì, bạn nên tập trung vào việc đó. Sự tập trung sẽ giúp làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Nói như vậy không có nghĩa là khi làm việc, bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, mà bạn còn phải để quan tâm tới các việc khác nữa, nếu có thể thì kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.

Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

            Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định. Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng. Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc chung. Nhưng khi đã có kinh nghiệm, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Đồng thời, khi lên kế hoạch các công việc, hãy nên cố gắng linh hoạt trong các nội dung cũng như liệt kê các khó khăn và thách thức có thể sẽ gặp phải từ đó lập một số phương án dự phòng nhằm đối phó với những tình huống bất ngờ.

Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

Để biết bản thân đã làm được đến đâu và được bao nhiêu phần của mục tiêu, liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn hay không, bạn cần phải liên tục xem xét, đối chiếu giữa mục tiêu và thành quả của mình. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch ngoài việc khích lệ bản thân hoàn thành mục tiêu đề ra một cách tốt hơn thì nó còn giúp bạn phát hiện ra những điều bất hợp lý trong bản kế hoạch, từ đó tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết.

Bước 7: Tự tạo động lực cho bản thân

            Đừng bao giờ mong muốn và trông chờ người khác khen thưởng bạn, hãy tự khen thưởng cho bản thân khi hoàn thành một công việc, một mục tiêu nào đó. Tự tạo động lực - Tự khen thưởng để tiếp tục thực hiện các mục tiêu còn lại của bản thân, để cổ vũ cho ý chí và tinh thần làm việc của bạn. Tuy nhiên nếu bạn tự khen thưởng cho mình một cách liên tục, với tất cả các công việc khác nhau thì công tác khen thưởng sẽ mất hết tác dụng, thậm chí là phản tác dụng. Vì thế, chỉ nên tự khen thưởng với những công việc mà bạn phải khá vất vả mới có được nó.

            Trên đây là 7 bước để có một kế hoạch làm việc hiệu quả. Hãy bắt đầu lên kế hoạch từ hôm nay để có được kết quả tươi sáng vào ngày mai. Chúc các bạn thành công!

Ths Đặng Ngọc Thư

                                                                        Khoa Quản trị kinh doanh và du lịch